Como ser definitivamente mais Produtivo?

Olá, pessoal!

****(Esse texto é parte do meu livro O Guia Definitivo da Produtividade)

O que é produtividade?

Podemos facilmente defini-la assim:

A produtividade é como medimos a eficiência de uma pessoa em completar tarefas.

É muito comum se presumir que produtividade significa fazer cada vez mais coisas todos os dias. Está errado.

A produtividade está relacionada com fazer as coisas importantes de forma consistente.

E não importa no que você esteja trabalhando ou envolvido agora aí na sua vida, há muito poucas coisas que são realmente importantes para serem feitas.

Ser produtivo é manter uma velocidade média constante em algumas coisas, não a velocidade máxima em tudo.

Mas o que realmente funciona quando o assunto é ter mais produtividade, que tem mais a ver com qualidade do que com quantidade?

Princípios básicos da produtividade

Se houve um insight valioso que eu obtive sobre a produtividade, é que a produtividade real não se refere ao número de coisas que nós fazemos ou ao número de horas em que trabalhamos. Tampouco se trata de realizar as nossas tarefas atuais de uma maneira mais rápida e mais eficiente.

Em vez disso, a verdadeira produtividade consiste em gastar consistentemente a maior parte do nosso tempo nas tarefas mais valiosas e importantes para nós.

Nós somos ou vamos tornando-nos realmente produtivos quando começamos a identificar as coisas que precisamos resolver primeiro em nossa vida. E quando temos condições de lidar com elas de modo eficiente, em quantidade adequada e manuseável, sem descuidar da qualidade da nossa vida.

Em outras palavras, se elimina ou se terceiriza a “trabalho pesado” para que possamos voltar todos os nossos recursos mentais, o nosso tempo e a nossa energia para aquilo que é de fato indispensável e vital para nós.

No entanto, nós, seres humanos, temos uma estranha atração por complicar o que poderia ser mais fácil.

Geralmente, tornamos as coisas bem mais difíceis e confusas do que realmente elas são ou têm de ser. E ignoramos a simplicidade como se essa tirasse a graça das coisas.

A maioria dos especialistas concorda até por experiência própria que: nós melhoramos a produtividade quando subtraímos mais e adicionamos menos.

Trata-se de identificar e eliminar as tarefas nas quais se perde muito tempo e energia. Tarefas que por não significarem nada, só ocupam você, sem gerar nenhuma contribuição para a realização de seus objetivos.

A ideia é realizar menos tarefas, mas garantir que as tarefas com as quais você se ocupa sejam extremamente valiosas e decisivas para alcançar o seu objetivo. Seja esse qual for.

Você não apenas se tornará muito mais produtivo dessa maneira, como também ficará menos sobrecarregado, terá melhor foco e alcançará seus objetivos muito, mas muito mais cedo.

Quanto mais você passar a analisar quais são e quais não são as tarefas merecedoras do seu tempo, atenção e energia, mais rápido você transformará, e para melhor, a maneira como trabalha.

Jari Roomer, um especialista que encontrei nesse tema da produtividade e noutros afins, que encontrei durante as minhas pesquisas – e me fez ter muitos insights do que precisamos para sermos genuína e definitivamente mais produtivos – considera três passos como indispensáveis que vão nos ajudar a fazermos as coisas de maneira mais produtiva:

Passo 1 - Identifique os seus objetivos finais mais importantes

Pergunte-se regularmente:

"Que coisa, se obtida nesta semana (mês/ trimestre/ano), me faria considerar que nesta semana (mês/trimestre/ano), eu alcancei um grande êxito?"

A resposta a esta pergunta deixará clara o que você precisa ou deseja alcançar em primeiro lugar, e de tal maneira que você possa concentrar seus esforços e evitar se distrair demais ao longo do processo.

E esse aspecto será bem mais desenvolvido no capítulo 1 deste livro, como você verá.

Passo 2 – Tenha claro quais são as suas tarefas mais preciosas

Identifique de 1 a 5 tarefas que mais tenham condições de contribuir para você alcançar o seu objetivo.

Não se trata de qualquer tarefa que leve você a ter algum progresso em direção ao resultado desejado.

Não é isso.

Essas tarefas precisam ser aquelas que são total e absolutamente essenciais para alcançar os resultados que você deseja.

Nós estamos falando aqui das tarefas que contribuem de maneira significativa para o seu objetivo ou objetivos finais!

Escreva uma lista à mão com essas tarefas e consulte-as todos os dias.

Basicamente, estamos usando aqui a chamada “Regra 80/20” também conhecida como “Princípio de Pareto”.

A regra 80/20 afirma que, geralmente, cerca de 20% do que executamos leva a 80% dos nossos resultados.

Ou seja, de modo geral, aproximadamente 20% das nossas tarefas são responsáveis por 80% do progresso ou dos resultados que estamos visando e buscando.

A chave para chegar ao pico de produtividade é concentrar a maior parte do seu tempo, energia e atenção naqueles 20% das nossas tarefas mais importantes.

Passo 3 – Identifique em suas atividades o que é o "trabalho pesado"

Essas tarefas são as que consomem os seus mais valiosos e limitados recursos, como a sua energia e principalmente o seu tempo, e que só vão lhe deixar esgotado e ansioso.

Se for uma atividade online, o “trabalho pesado” é aquele que contribui apenas para que você atinja métricas insignificantes, tais como: curtidas, retweets e comentários bobos. Enfim, é toda tarefa que exige a sua dedicação, mas gera pouco progresso no sentido daquilo que você quer de verdade.

Essas tarefas não são merecedoras da maior parte do seu tempo, atenção e energia.

Das duas uma: ou você elimina essas tarefas ou, se forem algo que exija um trato profissional, é melhor terceiriza-las por meio de uma equipe ou de algum colaborador.

Mas, caso você não tenha alternativa a não ser se dedicar a essas tarefas – seja por falta de recursos humanos ou financeiros – defina um limite de tempo preciso para elas e tente executá-las de uma tacada só, para que elas não acabem levando você a se dispersar durante o resto do seu período de trabalho.

E em nome da sua produtividade, felicidade e do seu sucesso em construção, por favor, torne-se extremamente disciplinado quanto a isso.

Lembre-se, o tempo está sempre passando e esse é o nosso recurso mais valioso pela simples razão de que ele não é recuperável.

Então, preserve e proteja o seu tempo como você protegeria a sua família ou as últimas economias da sua conta poupança!

Se você gostou e quiser continuar refletindo sobre o que nos leva a produzir sempre e de maneira eficaz, conheça o livro abaixo: